|
Kontrole w zakresie wykorzystania dotacji
Projekty dofinansowane w ramach sektorowych programów operacyjnych (SPO) będą kontrolowane.
Beneficjentów takich projektów czeka co najmniej jedna, wcześniej zapowiedziana kontrola (przeważnie ok. 7 dni przed jej rozpoczęciem), którą prowadzić będą instytucje finansujące, wdrażające i zarządzające poszczególnymi programami takie jak: Ministerstwo Finansów, Ministerstwo Gospodarki i Pracy, Ministerstwo Infrastruktury, Ministerstwo Edukacji Narodowej i Sportu, Regionalne Instytucje Finansujące, Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości, Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, Regionalne Izby Obrachunkowe, Wojewódzkie Urzędy Pracy, a także Komisja Europejska, Europejskie Biuro ds. Przeciwdziałania Oszustwom, Europejski Trybunał Obrachunkowy, jak również urzędy skarbowe oraz Najwyższa Izba Kontroli.
Kontrole realizacji projektu mogą być przeprowadzane zarówno w trakcie, jak i po zakończeniu przedsięwzięcia i mogą się one odbywać w siedzibie beneficjenta jak również w miejscu realizacji projektu. W trakcie trwania inspekcji beneficjent jest zobowiązany do przedstawienia wszystkich dokumentów związanych z projektem a więc wszelkich faktur, kopii faktur, dowodów wpłat i wszystkich innych dokumentów, które świadczyć będą o faktycznie poniesionych kosztach związanych z danym projektem, które będą dofinansowane ze środków unijnych. Dokumenty wymagane podczas kontroli to przede wszystkim: zatwierdzony wniosek i podpisana umowa ze wszystkimi załącznikami oraz ewentualnymi aneksami, dokumentacja finansowo – księgowa projektu, czyli jak wcześniej wspomniano faktury i inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej, wyciągi bankowe potwierdzające dokonanie wydatków, kopie przelewów, ewentualnie wydruk ksiąg rachunkowych, itp., sprawozdania okresowe, roczne, ewentualnie końcowe, wnioski o płatność, listy uczestników (np. szkoleń), listy godzin pracy osób zaangażowanych w przeprowadzenie projektu (np. wykładowców i trenerów w szkoleniach), karty pracy własnych pracowników, listy wynagrodzeń godzinowych i ewentualnych kosztów dodatkowych, protokoły i dokumenty z wcześniejszych kontroli, dokumentacja związana z przeprowadzonymi audytami zewnętrznymi, dokumenty i materiały świadczące o wywiązaniu się z obowiązków w zakresie informacji i promocji, dokumenty i materiały świadczące o wywiązaniu się z obowiązków związanych z procedurami udzielania zamówień publicznych, inne dokumenty, o których przygotowanie zwrócą się organy kontrolujące. Zakres uprawnień jednostek kontrolujących oraz obowiązków podmiotów kontrolowanych czyli firm prywatnych oraz jednostek publicznych określa Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 22 września 2004 r. w sprawie trybu, terminów i zakresu sprawozdawczości dotyczącej realizacji Narodowego Planu Rozwoju, trybu kontroli realizacji Narodowego Planu Rozwoju oraz trybu rozliczeń (Dz.U. Z 2004 roku, nr 216, poz. 2206).
Prócz zapowiedzianych kontroli, beneficjenci mogą spodziewać się także kontroli doraźnych. Bedą się one odbywały w przypadku kiedy do instytucji kontrolującej dotrze informacja o świadomych działaniach czy zaniedbaniach w realizacji projektu, powodujące szkody w ogólnym budżecie Wspólnot lub budżetach zarządzanych przez Wspólnoty. Stwierdzone uchybienia beneficjent będzie musiał usunąć w określonym terminie, jeśli tego nie zrobi będzie musiał zwrócic nieprawidłowo wydatkowane środki wraz z odsetkami, a także może się spodziewać wstrzymania dalszego finansowania projektu a nawet cofnięcia jego dofinansowania.
Jak uniknąć takich sytuacji? Najważniejsze to zadbać o poprawne przygotowanie całej dokumentacji, która związana jest z danym projektem. Wszystkie dokumenty powinny być prawidłowo kompletowane i przechowywane tak aby były one dostępne dla osób kontrolujących. Należy równiez zapewnić obecność osób, które mogą udzielić wszelkich wyjaśnień dotyczących projektu (realizacji, wydatków, procedur itp.).
AK
Przygotwano na podstawie artykułu pt.”Dotacje pod kontrolą”, Gazeta Prawna nr 53
|
Fundusze Strukturalne 
